Projektmanagement

Ein Projekt ist ein einmaliges, zeitlich befristetes Vorhaben mit einem klar definierten Ziel, das sich von Routineaufgaben unterscheidet. Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Methoden, um die Projektziele zu erreichen.

Beispiele im Handel: Eröffnung einer neuen Filiale, Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems, Planung einer großen Jubiläums-Verkaufsaktion, Aufbau eines Online-Shops.

Merkmale und Arten von Projekten

Merkmale:

• Einmaligkeit: Das Vorhaben ist in dieser Form neu für das Unternehmen.
• Klares Ziel: Es gibt ein definiertes Ergebnis, das erreicht werden soll.
• Zeitliche Befristung: Es gibt einen festgelegten Start- und Endtermin.
• Begrenzte Ressourcen: Budget, Personal und Sachmittel sind limitiert.
• Komplexität: Oft sind mehrere Abteilungen beteiligt und viele Aufgaben voneinander abhängig.
• Projektspezifische Organisation: Für die Dauer des Projekts wird oft eine eigene Organisation (z.B. ein Projektteam) gebildet.

Arten von Projekten:

• Investitionsprojekte: z.B. Bau eines neuen Logistikzentrums.
• Organisationsprojekte: z.B. Einführung von Teamarbeit in den Filialen.
• Forschungs- & Entwicklungsprojekte (F&E): z.B. Entwicklung einer neuen Eigenmarke.
• IT-Projekte: z.B. Einführung einer neuen Kassensoftware.

Phasen des Projektmanagements

Projekte laufen typischerweise in mehreren Phasen ab:

1. Projektdefinition (Initialisierung):

• Die Projektidee wird konkretisiert. Es wird ein Projektauftrag erstellt, der die Ziele, den groben Zeit- und Kostenrahmen sowie die wichtigsten Stakeholder benennt. Am Ende dieser Phase steht die Entscheidung: "Machen wir das Projekt oder nicht?"

1. Projektplanung:

• Dies ist die detaillierte Ausarbeitung des "Fahrplans". Hier werden der Projektstrukturplan (Zerlegung des Projekts in Arbeitspakete), der Zeitplan (Ablauf- und Terminplanung), der Ressourcenplan (Personal, Sachmittel) und der Kostenplan erstellt.

1. Projektdurchführung und -steuerung:

• Die geplanten Arbeitspakete werden abgearbeitet. Die Hauptaufgabe des Projektleiters ist hier die Steuerung: Er überwacht kontinuierlich den Fortschritt (Soll-Ist-Vergleich von Zeit, Kosten, Qualität), berichtet an die Auftraggeber und ergreift bei Abweichungen Steuerungsmaßnahmen.

1. Projektabschluss:

• Das Projekt wird formell beendet. Dazu gehören die Abnahme der Ergebnisse durch den Auftraggeber, die Erstellung eines Abschlussberichts, die Auflösung des Projektteams und eine "Lessons Learned"-Analyse, um aus den Erfahrungen für zukünftige Projekte zu lernen.

Instrumente der Projektplanung (z.B. Netzplantechnik – Grundlagen)

• Projektstrukturplan (PSP): Das wichtigste Planungsinstrument. Er gliedert das gesamte Projekt hierarchisch in immer kleinere, überschaubare Teilaufgaben und Arbeitspakete.
• Balkendiagramm (Gantt-Chart): Visualisiert den Zeitplan. Die einzelnen Arbeitspakete werden auf einer Zeitachse als Balken dargestellt. So sind Dauer und zeitliche Lage der Aufgaben auf einen Blick ersichtlich.
• Netzplantechnik: Ein Verfahren zur Analyse, Planung und Steuerung der zeitlichen Abhängigkeiten in einem Projekt.

• Zweck: Sie hilft, die Gesamtdauer des Projekts zu ermitteln, Zeitreserven (Puffer) zu identifizieren und den kritischen Pfad zu bestimmen.
• Kritischer Pfad: Die Kette von Vorgängen, bei denen keine Zeitpuffer vorhanden sind. Jede Verzögerung bei einem Vorgang auf dem kritischen Pfad führt unweigerlich zu einer Verzögerung des gesamten Projekts. Diese Vorgänge müssen daher besonders sorgfältig überwacht werden.