Personalplanung, -beschaffung und -auswahl

Quantitative und Qualitative Personalbedarfsplanung

Die Personalbedarfsplanung ist der Ausgangspunkt aller Personalmaßnahmen. Sie stellt sicher, dass dem Unternehmen zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, die richtige Anzahl an Mitarbeitern mit der richtigen Qualifikation zur Verfügung steht.

Ermittlung des Bruttopersonalbedarfs

Der Bruttopersonalbedarf ist die Gesamtzahl der Stellen, die zur Erfüllung der betrieblichen Aufgaben notwendig sind. Im Handel werden hierfür oft Kennzahlenmethoden verwendet. Man leitet den Bedarf aus betrieblichen Bezugsgrößen ab.

• Umsatzbezogen: Benötigte Mitarbeiterzahl = Geplanter Umsatz / Umsatz pro Mitarbeiter.
• Kundenbezogen: Benötigte Mitarbeiterzahl = Erwartete Kundenzahl / Kundenzahl pro Mitarbeiter.
  Eine weitere Methode ist die Stellenplanmethode, bei der für jede Organisationseinheit (z.B. Filiale, Abteilung) die notwendigen Stellen in einem Plan festgeschrieben werden.
  Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Einsatzbedarf (Personal, das direkt zur Leistungserstellung benötigt wird) und Reservebedarf (Personal zur Abdeckung von Ausfällen wie Urlaub oder Krankheit). Für Saisongeschäft (z.B. Weihnachten, Sommersaison) muss zudem ein Zusatzbedarf eingeplant werden.

Analyse des Personalbestands und Ermittlung des Nettobedarfs

Der Bruttopersonalbedarf wird dem zukünftig verfügbaren Personalbestand gegenübergestellt, um den Nettopersonalbedarf zu ermitteln. Die Berechnung lautet:

Bruttopersonalbedarf

• aktueller Personalbestand
• feststehende Zugänge (z.B. Rückkehrer aus Elternzeit, bereits eingestellte Mitarbeiter)

• feststehende Abgänge (z.B. Kündigungen, Renteneintritte)
  = Nettopersonalbedarf

Ein positiver Nettobedarf bedeutet einen Einstellungsbedarf (Unterdeckung). Ein negativer Nettobedarf signalisiert einen Personalüberhang und damit einen Freisetzungsbedarf (Überdeckung).

Erstellung von Anforderungs- und Stellenprofilen

Dies ist die qualitative Dimension der Planung.

• Das Anforderungsprofil beschreibt, welche Kompetenzen ein idealer Kandidat für eine Stelle mitbringen muss. Man unterscheidet:

• Fachkompetenz: Kenntnisse und Fertigkeiten (z.B. Warenkunde, Kassensysteme, Fremdsprachen).
• Methodenkompetenz: Fähigkeiten zur Problemlösung und Arbeitsorganisation (z.B. analytisches Denken, Zeitmanagement).
• Sozialkompetenz: Fähigkeiten im Umgang mit anderen (z.B. Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit, Empathie).
• Personalkompetenz: Fähigkeiten im Umgang mit sich selbst (z.B. Belastbarkeit, Lernbereitschaft, Zuverlässigkeit).

Die Stellenbeschreibung hingegen beschreibt die Stelle selbst: Aufgaben, Verantwortungsbereich, Einordnung in die Hierarchie, Stellvertretungsregelungen etc.