Organisation als Instrument der Unternehmensführung
Nachdem die strategische Richtung des Unternehmens festgelegt ist, muss die Organisation so gestaltet werden, dass diese Strategien effizient umgesetzt werden können. Organisation bedeutet, ein stabiles Gerüst aus Regeln, Zuständigkeiten und Prozessen zu schaffen, das dem Unternehmen Struktur und Ordnung gibt. Sie ist kein Selbstzweck, sondern ein entscheidendes Instrument, um die Unternehmensziele zu erreichen. Man unterscheidet grundsätzlich zwischen der Aufbau- und der Ablauforganisation.
Grundlagen der Organisationsgestaltung
Die Organisationsgestaltung beantwortet zwei zentrale Fragen:
- Wer ist für was zuständig? (Aufbauorganisation)
- Wie, wann und wo werden die Aufgaben erledigt? (Ablauforganisation)
Aufbauorganisation: Gestaltung der Organisationsstruktur
Die Aufbauorganisation legt die statische Struktur des Unternehmens fest. Sie definiert die Verteilung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung auf verschiedene Organisationseinheiten (Stellen, Abteilungen) und regelt deren Beziehungen zueinander. Das Ergebnis wird oft in einem Organigramm visualisiert.
- Stellenbildung: Eine Stelle ist die kleinste organisatorische Einheit im Unternehmen. Sie wird durch die Bündelung von Teilaufgaben geschaffen, die von einer einzelnen Person bewältigt werden können. Jede Stelle ist mit bestimmten Kompetenzen (Befugnissen) und Verantwortung ausgestattet.
- Abteilungsbildung: Gleichartige oder zusammengehörige Stellen werden zu größeren Einheiten, den Abteilungen, zusammengefasst. Dies kann nach verschiedenen Kriterien erfolgen (z.B. nach Funktionen wie Einkauf, Verkauf, Marketing oder nach Objekten wie "Abteilung Damenmode", "Abteilung Heimelektronik").
- Leitungssysteme: Sie regeln die Weisungsbeziehungen zwischen den Stellen.
- Einliniensystem: Jede Stelle erhält nur von einer einzigen, direkt übergeordneten Instanz Anweisungen.
- Vorteile: Klare Zuständigkeiten, eindeutige Weisungswege, gute Kontrollmöglichkeiten.
- Nachteile: Lange Dienstwege, Gefahr der Überlastung der Führungskräfte, starre Struktur.
- Mehrliniensystem: Eine Stelle kann von mehreren übergeordneten Instanzen (Spezialisten) Anweisungen erhalten.
- Vorteile: Kürzere Wege, hohe Fachkompetenz der Vorgesetzten, Entlastung der Unternehmensspitze.
- Nachteile: Kompetenzkonflikte, unklare Verantwortlichkeiten, Gefahr widersprüchlicher Anweisungen.
- Stabliniensystem: Eine Variante des Einliniensystems. Bestimmten Leitungsstellen werden Stabsstellen zur Seite gestellt. Diese Stäbe haben keine Weisungsbefugnis, sondern beraten und unterstützen die Linieninstanz (z.B. Rechtsabteilung, Controlling, Assistenz der Geschäftsführung).
- Organisationsformen: Beschreiben die Gesamtstruktur des Unternehmens.
- Funktionale Organisation: Das Unternehmen wird auf der zweiten Ebene nach betrieblichen Funktionen gegliedert (z.B. Einkauf, Produktion/Logistik, Marketing, Vertrieb, Verwaltung). Dies ist eine sehr verbreitete Form bei kleinen und mittleren Unternehmen mit einem homogenen Produktprogramm.
- Divisionale Organisation (Spartenorganisation): Das Unternehmen wird nach Objekten (Produkten/Produktgruppen, Kundengruppen oder Regionen) gegliedert. Jede Sparte (Division) agiert wie ein eigenständiges "Unternehmen im Unternehmen" mit eigenen Funktionsbereichen. Eignet sich für große Unternehmen mit heterogenen Produkten oder Märkten.
Matrixorganisation: Eine Form der Mehrlinienorganisation. Die Struktur wird nach zwei Kriterien gleichzeitig gegliedert (z.B. Funktionen und Produkte). Ein Mitarbeiter in der Matrix hat zwei Vorgesetzte: einen Funktionsmanager (z.B. Leiter Marketing) und einen Objekt- oder Projektmanager (z.B. Produktmanager für "Eigenmarke Bio"). Diese Form ist flexibel und fördert die Kommunikation, birgt aber ein hohes Konfliktpotenzial.
Infografik
Organisation als Instrument der Unternehmensführung
Ein visueller Leitfaden zur Gestaltung effizienter Unternehmensstrukturen.
Grundlagen: Aufbau- vs. Ablauforganisation
Jede Organisation muss zwei Kernfragen beantworten, um ein stabiles Gerüst für den Unternehmenserfolg zu schaffen. Die Aufbauorganisation schafft die statische Struktur, während die Ablauforganisation die dynamischen Prozesse definiert.
1. Aufbauorganisation
Wer ist für was zuständig?
Definiert die Verteilung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung.
2. Ablauforganisation
Wie, wann & wo wird gearbeitet?
Regelt die zeitliche und räumliche Abfolge der Arbeitsprozesse.
Leitungssysteme im Vergleich
Leitungssysteme regeln die Weisungsbeziehungen. Das Einlinien- und Mehrliniensystem stellen zwei grundlegend unterschiedliche Ansätze dar, die jeweils spezifische Vor- und Nachteile in Bezug auf Klarheit, Flexibilität und Effizienz aufweisen.
Stabliniensystem: Die Erweiterung
Dieses System ergänzt das klare Einliniensystem um Stabsstellen. Diese beratenden Einheiten (z.B. Controlling, Rechtsabteilung) unterstützen die Führungskräfte, ohne selbst Weisungsbefugnis zu haben, und kombinieren so klare Wege mit Fachexpertise.
Organisationsformen im Überblick
Unternehmen strukturieren sich auf unterschiedliche Weise. Die funktionale, divisionale und Matrixorganisation sind gängige Modelle, die sich in ihrer Eignung für verschiedene Unternehmensgrößen und Produktpaletten unterscheiden.
Matrixorganisation: Zwei Dimensionen der Führung
Die Matrixorganisation ist eine flexible, aber anspruchsvolle Struktur. Mitarbeiter sind gleichzeitig einem Funktionsmanager (z.B. Leiter Marketing) und einem Objekt- oder Projektmanager (z.B. Produktmanager) unterstellt. Dies fördert interdisziplinäre Zusammenarbeit, birgt aber auch Konfliktpotenzial durch die doppelten Weisungsbeziehungen.