Einkaufscontrolling: Messen für den Erfolg
Das Einkaufscontrolling ist das zentrale Instrument zur systematischen Planung, Steuerung und Kontrolle aller Einkaufsaktivitäten, um deren Effizienz und Wertbeitrag sicherzustellen und kontinuierlich zu verbessern.
Die Rolle des strategischen und operativen Einkaufscontrollings
Das Controlling im Einkauf lässt sich in zwei Ebenen unterteilen, die unterschiedliche Zeithorizonte und Aufgaben haben:
Strategisches Einkaufscontrolling: Dies ist langfristig ausgerichtet (3-5 Jahre) und fokussiert auf die übergeordneten Ziele. Aufgaben sind die Analyse von Beschaffungsmärkten und globalen Trends, die Entwicklung und Überwachung der Lieferantenstrategie, das Management von strategischen Risiken und die Optimierung der gesamten Einkaufsorganisation und -prozesse.
Operatives Einkaufscontrolling: Dies befasst sich mit der kurzfristigen Steuerung des Tagesgeschäfts (täglich bis monatlich). Es überwacht die Einhaltung von Lieferterminen, die Qualität der gelieferten Waren, die Materialverfügbarkeit und die Einhaltung von Budgets. Es identifiziert kurzfristige Einsparpotenziale und stellt einen reibungslosen Ablauf der operativen Prozesse sicher.
Die wichtigsten Einkaufs-KPIs: Definition, Formel, Interpretation
Um die Leistung des Einkaufs messbar zu machen, werden Key Performance Indicators (KPIs) eingesetzt. Sie übersetzen strategische Ziele in konkrete, nachverfolgbare Kennzahlen. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten KPIs zusammen.
Benchmarking zur Leistungsbewertung
Um die eigenen KPI-Werte richtig einordnen zu können, ist ein Vergleich mit anderen Unternehmen notwendig. Dieses Benchmarking hilft, die eigene Leistung objektiv zu bewerten, realistische Ziele zu setzen und "Best Practices" von führenden Unternehmen ("Best in Class") zu lernen. Wichtige Quellen für solche Vergleichsdaten sind Branchenverbände wie der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME), der jährlich eine umfassende Studie zu den "Top-Kennzahlen im Einkauf" veröffentlicht. Typische Benchmark-Werte, die dort erhoben werden, sind beispielsweise die "Einkaufskosten in Prozent vom Einkaufsvolumen" (Durchschnittswert ca. 1,72 %) oder der "Anteil des vom Einkauf verantworteten Einkaufsvolumens" (stabil bei ca. 85-90 %), was im Umkehrschluss eine Maverick-Buying-Quote von 10-15 % impliziert.
Infografik
Einkaufscontrolling: Messen für den Erfolg
Ein Leitfaden zur Planung, Steuerung und Kontrolle von Einkaufsaktivitäten
Strategisch vs. Operativ: Die zwei Ebenen des Controllings
Das Controlling im Einkauf agiert auf zwei Ebenen mit unterschiedlichen Zeithorizonten und Zielen, um sowohl die langfristige Ausrichtung als auch das effiziente Tagesgeschäft sicherzustellen.
Strategisches Controlling
(3-5 Jahre)
- Analyse globaler Beschaffungsmärkte
- Entwicklung der Lieferantenstrategie
- Management strategischer Risiken
- Optimierung der Einkaufsorganisation
Operatives Controlling
(Täglich bis monatlich)
- Überwachung von Lieferterminen & Qualität
- Sicherstellung der Materialverfügbarkeit
- Kontrolle der Budgeteinhaltung
- Identifikation kurzfristiger Einsparungen
Die wichtigsten Einkaufs-KPIs im Überblick
Key Performance Indicators (KPIs) sind unerlässlich, um die Leistung des Einkaufs objektiv zu messen und den Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg sichtbar zu machen.
Maverick-Buying-Quote
Anteil der Beschaffungen, die an der Einkaufsabteilung vorbei getätigt werden. Ein hoher Wert deutet auf ineffiziente Prozesse hin.
Liefertermintreue
Prozentsatz der Lieferungen, die pünktlich eintreffen. Essentiell für eine stabile Produktion und geringe Lagerkosten.
Erzielte Einsparungen
Vergleich der verhandelten Einsparungen mit den gesetzten Zielen. Direkter Nachweis des Wertbeitrags des Einkaufs.
Benchmarking: Wo stehen wir im Branchenvergleich?
Die eigenen KPIs sind nur aussagekräftig im Vergleich mit anderen. Benchmarking gegen Branchendurchschnitte, z.B. aus der BME-Studie, zeigt Optimierungspotenziale auf.
Maverick-Buying-Quote
Unser Unternehmen liegt mit 8% unter dem Branchendurchschnitt von 10-15%, was auf gut etablierte Einkaufsprozesse hindeutet.
Einkaufskosten in % vom Einkaufsvolumen
Unsere Prozesskosten liegen mit 1,5% unter dem Durchschnittswert von 1,72%. Das zeigt eine hohe Effizienz in der Einkaufsorganisation.
Übungsaufgaben
Übungsaufgaben: Einkaufscontrolling
Hinweis