Von der Identifikation bis zur Integration: Ein Phasenmodell
Ein strukturierter Lieferantenmanagement-Prozess lässt sich in mehrere logische Phasen gliedern. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass Entscheidungen fundiert getroffen und Beziehungen systematisch entwickelt werden.
Phase 1: Lieferantenidentifikation und -analyse: Am Anfang steht die Suche nach potenziellen neuen Lieferanten. Dies geschieht durch Marktanalysen, Messebesuche oder die Nutzung von Lieferantendatenbanken. Es wird eine "Longlist" potenzieller Partner erstellt und einer ersten Grobanalyse unterzogen.
Phase 2: Lieferantenauswahl und -verhandlung: Die Kandidaten der Longlist werden detailliert geprüft, oft mittels einer strukturierten Informationsanfrage (Request for Information, RFI) oder einer Ausschreibung (Request for Proposal, RFP). Nach einer sorgfältigen Bewertung wird der oder werden die am besten geeigneten Lieferanten ausgewählt. Darauf folgen die Vertragsverhandlungen.
Phase 3: Lieferantenintegration: Der ausgewählte Lieferant wird in die unternehmenseigenen Prozesse und Systeme eingebunden. Dies kann die technische Anbindung an E-Procurement- oder ERP-Systeme umfassen, um einen reibungslosen Datenaustausch und automatisierte Bestellprozesse zu ermöglichen.
Phase 4: Lieferantenbewertung und -entwicklung: Dies ist eine kontinuierliche Phase. Die Leistung des Lieferanten wird anhand definierter Kennzahlen (KPIs) regelmäßig gemessen und bewertet. Bei Abweichungen vom Soll-Zustand werden gezielte Entwicklungsmaßnahmen eingeleitet, um die Leistung zu verbessern.
Phase 5: Lieferantencontrolling und -audit: Das Controlling überwacht die Zielerreichung der Entwicklungsmaßnahmen und die allgemeine Lieferantenperformance mittels Kennzahlen. Audits vor Ort dienen der Überprüfung von Prozessen, Qualitätsstandards und der Einhaltung von sozialen oder ökologischen Vorgaben direkt beim Lieferanten.
Phase 6: Phase-out (Beendigung der Beziehung): Erfüllt ein Lieferant die Anforderungen dauerhaft nicht oder passt er nicht mehr zur strategischen Ausrichtung, wird die Zusammenarbeit kontrolliert beendet ("Phase-out"). Dies beinhaltet die Sicherstellung der Versorgung durch alternative Lieferanten und den Abschluss aller vertraglichen Verpflichtungen.
Infografik
Der 6-Phasen-Prozess des Lieferantenmanagements
Ein strukturierter Prozess von der Identifikation bis zur Beendigung einer Lieferantenbeziehung stellt fundierte Entscheidungen sicher und ermöglicht eine systematische Entwicklung der Partner.
Phase 1: Identifikation & Analyse
Am Anfang steht die Suche nach potenziellen neuen Lieferanten durch Marktanalysen, Messebesuche oder Datenbanken. Ziel ist die Erstellung einer "Longlist" potenzieller Partner für eine erste Grobanalyse.
Phase 2: Auswahl & Verhandlung
Die Kandidaten werden detailliert geprüft, oft mittels RFI oder RFP. Nach einer sorgfältigen Bewertung der am besten geeigneten Lieferanten folgen die Vertragsverhandlungen, um die Konditionen festzulegen.
Phase 3: Integration
Der ausgewählte Lieferant wird in die unternehmenseigenen Prozesse eingebunden. Dies umfasst oft die technische Anbindung an ERP- oder E-Procurement-Systeme für einen reibungslosen Datenaustausch.
Phase 4: Bewertung & Entwicklung
In dieser kontinuierlichen Phase wird die Leistung des Lieferanten anhand von Kennzahlen (KPIs) regelmäßig bewertet. Bei Abweichungen werden gezielte Entwicklungsmaßnahmen zur Leistungsverbesserung eingeleitet.
Phase 5: Controlling & Audit
Das Controlling überwacht die Zielerreichung der Entwicklungsmaßnahmen. Audits vor Ort dienen der Überprüfung von Prozessen, Qualitätsstandards und der Einhaltung von Vorgaben direkt beim Lieferanten.
Phase 6: Phase-out
Erfüllt ein Lieferant die Anforderungen dauerhaft nicht oder passt er nicht mehr zur strategischen Ausrichtung, wird die Zusammenarbeit kontrolliert beendet, um die Versorgung durch Alternativen sicherzustellen.