Ablauforganisation: Gestaltung der Arbeitsprozesse
Die Ablauforganisation (auch Prozessorganisation) gestaltet die dynamischen Aspekte des Unternehmens. Sie legt fest, in welcher räumlichen und zeitlichen Reihenfolge die Arbeitsschritte zur Erledigung einer Aufgabe ausgeführt werden. Ziel ist es, die Prozesse möglichst effizient, schnell und kostengünstig zu gestalten.
- Prozessanalyse und -optimierung: Bestehende Arbeitsabläufe werden systematisch erfasst, visualisiert (z.B. mit Flussdiagrammen) und auf Schwachstellen untersucht.
- Typische Schwachstellen: Unnötige Arbeitsschritte, lange Warte- und Liegezeiten, häufige Medienbrüche (z.B. Wechsel von Papier auf EDV), unklare Zuständigkeiten.
- Ziel der Optimierung: Durchlaufzeiten verkürzen, Kosten senken, Qualität verbessern und die Kundenzufriedenheit steigern.
- Beispiel im Handel: Analyse des Warenannahmeprozesses von der Anlieferung durch den LKW über die Qualitätskontrolle bis zur Einlagerung oder Verräumung in der Filiale.
- Schnittstellenmanagement: Eine Schnittstelle ist der Übergabepunkt von Aufgaben, Informationen oder Verantwortung zwischen zwei Organisationseinheiten (z.B. zwischen Einkauf und Verkauf oder zwischen Filiale und Zentrallager).
- Problem: An Schnittstellen kommt es häufig zu Informationsverlusten, Verzögerungen und Kompetenzkonflikten.
- Ziel des Managements: Die Zusammenarbeit an diesen kritischen Punkten reibungslos zu gestalten, klare Kommunikationswege zu definieren und die Prozesse abteilungsübergreifend zu koordinieren.
Beispiel im Handel: Eine Werbeaktion wird vom Marketing geplant (Schnittstelle 1), vom Einkauf müssen die Aktionsartikel bestellt werden (Schnittstelle 2), die Logistik muss sie rechtzeitig an die Filialen verteilen und (Schnittstelle 3) das Verkaufspersonal muss über die Aktion informiert und geschult werden. Ein gutes Schnittstellenmanagement sorgt hier für einen reibungslosen Ablauf.
Infografik
Ablauforganisation & Prozessoptimierung
Die Kunst, Arbeitsabläufe effizient, schnell und kostengünstig zu gestalten.
Was ist die Ablauforganisation?
Sie gestaltet die dynamischen Aspekte des Unternehmens. Einfach gesagt, sie beantwortet die Fragen: WIE, WANN und WO wird eine Aufgabe erledigt? Ziel ist es, die Prozesse von Anfang bis Ende zu optimieren.
Analyse & Optimierung
Bestehende Abläufe werden systematisch erfasst und auf Schwachstellen untersucht, um sie zu verbessern.
Ziele der Optimierung
- Durchlaufzeiten verkürzen
- Kosten senken
- Qualität verbessern
- Kundenzufriedenheit steigern
Typische Schwachstellen in Prozessen
In vielen Unternehmen schlummern Ineffizienzen. Die Analyse zeigt oft wiederkehrende Probleme, die wertvolle Zeit und Ressourcen kosten. Das Diagramm visualisiert eine typische Verteilung dieser Schwachstellen.
Die Wirkung der Optimierung
Eine gezielte Prozessoptimierung führt zu messbaren Verbesserungen. Durch die Eliminierung von Schwachstellen können Durchlaufzeiten und Kosten signifikant gesenkt werden, was direkt die Effizienz und den Gewinn steigert.
Der Knackpunkt: Schnittstellenmanagement
Eine Schnittstelle ist ein Übergabepunkt von Aufgaben oder Informationen zwischen zwei Abteilungen. Genau hier entstehen die häufigsten Probleme: Informationsverluste, Verzögerungen und Konflikte. Gutes Management sorgt für reibungslose Übergänge.
Abteilung A
Einkauf
↯
Informations-verlust
Abteilung B
Verkauf
Beispiel aus dem Handel: Eine Werbeaktion
Der Erfolg einer einfachen Werbeaktion hängt von der perfekten Koordination mehrerer Abteilungen ab. Jede Übergabe ist eine kritische Schnittstelle, die gemanagt werden muss, um sicherzustellen, dass die Aktion beim Kunden ankommt.
1. Marketing
plant die Aktion
2. Einkauf
bestellt die Ware
3. Logistik
verteilt an Filialen
4. Verkauf
informiert Personal